Avec le télétravail instauré pour tous pendant la pandémie, les Teams, Zoom, Meat et autres visios s’enchainent sans relâche du matin au soir, ne nous laissant plus aucun répit, même pour déjeuner.
Les réunions s’enchainent sans laisser le temps de décoller le nez de l’écran. Comme nous n’avons pas de temps de transport, certains managers planifient des réunions tôt le matin ou tard le soir, sans tenir compte des impératifs familiaux.
Que ce soit les managers envers leurs collaborateurs ou les employés envers leur supérieur hiérarchique, sans nous en rendre compte, la pandémie nous a amené à effacer les limites de l’acceptable et autorisé des échanges qui nous auraient paru inadmissibles avant la crise.
De quoi nous faire regretter le temps d’avant, même si à l’époque, les réunions occupaient déjà une part importante de notre journée de travail.
Face à des managers qui pistent leurs équipes, qui craignent les risques psychosociaux par-dessus tout ou qui se sentent tout simplement dépassés, les réunions sont un moyen simple d’occuper les collaborateurs. Alors comment dire STOP à la dictature des conf-call ?
Voyons la première règle sine qua non à réclamer de toute urgence…
#1 – Poser un cadre
Demander la mise en place de règles partagées par tous.
Toute organisation digne de ce nom s’appuie sur des règles de bonne conduite afin d’éviter les abus : règlement intérieur, code du travail… Sinon, « quand chacun fait sa règle, tout se dérègle* » et c’est bien de cela dont il s’agit.
La crise a pris tout le monde de cours et rien n’était prêt pour travailler en masse à distance. Chacun a fait du mieux qu’il a pu pour s’adapter. Après plus d’un an de ce mode de fonctionnement, le temps est désormais venu de mettre en place un cadre de travail « garde-fou » afin de permettre à tout un chacun de travailler plus sereinement.
Par exemple: pas de réunion avant 9h00, entre 12h00 et 14h00 ni après 18h00 ; prévoir des réunions de 50 minutes ; faire de pauses de 15minutes toutes les 2h ; etc.
Partager des règles de bon sens permet plus facilement de dire non aux contrevenants et de gagner en sérénité.
Seconde règle qui n’est pas spécifique au travail à distance mais a toute son importance …
#2 – Recevoir un ordre du jour
En présentiel ou en visio, si les réunions s’éternisent, c’est très souvent parce qu’il n’y a pas d’ordre du jour. Résultat, les bavards racontent leur vie et ceux qui ont du travail perdent leur temps.
LE B A BA d’une réunion réussie commence indiscutablement par la diffusion d’un ordre du jour structuré et partagé avec l’ensemble des participants. Si nécessaire, cet ordre du jour comprendra des horaires de début pour chacun des thèmes abordés, ce qui permettra de recadrer à certains moments pour ne pas s’éterniser sur certains sujets.
Si tel n’est pas le cas, demandez systématiquement à l’organisateur la liste des points qui seront développés lors de la réunion.
Vous travaillez sur un projet et il s’agit de balayer la liste des anomalies ? Demander la liste… Cela vous permettra éventuellement de repérer que certaines d’entre elles ont été oubliées.
Vous ne vous sentez pas concerné par l’ordre du jour ? Passez sans attendre au point suivant, il est essentiel…
#3 – Prioriser vos tâches
Si vous avez des tâches à réaliser dans la journée (tableaux de bord à sortir, communication à publier, compte-rendu à rédiger…), demandez-vous si toutes les réunions de la journée sont indispensables. Certaines réunions sont intéressantes intellectuellement mais ne vous apporteront rien pour votre travail.
Par exemple, si un tchat sur les derniers résultats de l’entreprise est prévu, vous pourrez peut-être le regarder en replay ou demander à l’un de vos collègues de vous faire un résumé ultérieurement, à l’heure du café. Vous gagnerez ainsi un temps fou tout en développant du lien avec cette personne.
Deux réunions stratégiques tombent en même temps ? Répartissez les rôles avec l’un de vos collègues et échangez ensuite les informations importantes.
Vous avez un doute et hésitez entre participer à une réunion et effectuer un travail urgent ? Appelez votre manager et demandez-lui de trancher. Après-tout, un manager est là pour prendre des décisions !
Impossible d’échapper à la prochaine réunion car vous devez faire une intervention ? Là aussi, une astuce toute simple qui n’a pas son pareil …
#4 – Quantifier votre temps d’intervention
Vous devez intervenir et faire une présentation lors d’une réunion ?
Dans un monde idéal, l’ordre du jour a été défini et vous connaissez précisément la durée de votre intervention… 10 minutes ?
Je me souviens qu’à l’époque où je travaillais au back-office, le temps accordé au front prenait 90% du temps des échanges. Dans les périodes où mon emploi du temps était bien rempli, je demandais à intervenir en début de réunion afin de me libérer immédiatement après. Résultat, sur 3 heures de réunion, je gagnais 2h45. Pas négligeable dans une journée !
Vous devez faire une présentation ; elle dure environ 45 minutes, plus 15 minutes pour les questions/réponses ? Selon l’heure prévue pour votre passage, d’un commun accord avec l’organisateur, vous pouvez demander à vous connecter à l’heure prévue. Par exemple, la réunion commence à 9h00, mais votre intervention est planifiée à 10 heures. L’organisateur pourra vous envoyer un message le moment venu pour vous prévenir précisément à quel moment vous devez vous connecter, en fonction de l’avancée des sujets préalables. Par exemple : « les sujets ont duré moins longtemps que prévu, peux-tu te connecter à 9h50 ? »… Ce qui vous aura laissé 50 minutes pour avancer sur d’autres sujets.
Et pour finir, une dernière habitude à instaurer si ce n’est pas déjà le cas…
#5 – Demander un compte-rendu
Aujourd’hui, les réunions s’enchainent à rythme tellement effréné que plus personne ne reçoit de compte-rendu.
Dans le meilleur des cas, le Powerpoint diffusé lors du Teams est envoyé aux participants… Mais ce genre de document n’est pas toujours compréhensible par les absents, car les Powerpoint sont des outils faits pour les présentations, pas pour les comptes-rendus.
Un compte-rendu digne de ce nom, c’est un document qui permet à toute personne absente de comprendre l’intégralité de l’intervention.
Pour les réunions de travail, certaines informations fondamentales doivent figurer : intitulé de l’action, dead-line et nom du responsable de l’action. Cela permet de suivre l’avancée des travaux et surtout d’éviter les oublis du style « Ah, c’était à moi de le faire ? »… voire pire : que la tâche ne soit jamais réalisée.
Si aucun compte rendu de réunion n’est diffusé, on peut vraiment se poser la question de son utilité.
* Slogan de la RATP
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