Gestion du Temps en Fin d’Année : Conseils pour Cadres Dynamiques

Vous sentez-vous submergée par le tourbillon des responsabilités en cette fin d’année ? Jongler entre les exigences professionnelles et les préparatifs de Noël, tout en gardant un semblant d’équilibre personnel est un véritable défi au quotidien ?

Dans le rythme effréné de décembre, trouver des moments pour respirer peut sembler un luxe, mais c’est un impératif pour toute cadre dynamique qui se respecte.

Alors, comment faire pour que chaque jour ne ressemble pas à une course contre la montre ? Découvrons ensemble des stratégies éprouvées pour reprendre le contrôle de votre temps et transformer le stress en énergie positive.

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Prête à vous lancer dans l’aventure de décembre en tant qu’exploratrice experte des pièges du temps, pour maîtriser totalement votre agenda et vivre une fin d’année parfaitement zen ?

En avant !

#Les Principaux Pièges du Temps

Combien de fois nous sommes nous retrouvée à regarder la pendule, nous demandant où est passée notre journée ? Nous avons souvent l’impression de courir après le temps, sans jamais vraiment le rattraper.

Dans le monde trépidant du monde de l’entreprise, les pièges du temps sont nombreux et souvent insidieux.

Quels sont les pièges classiques nous amenant à ce type de situation ?
En voici 10 parmi les plus courants :

1. La Réunion Sans Fin : Vous avez planifié une réunion d’une heure, mais voilà que deux heures plus tard, vous y êtes toujours. Les discussions s’éternisent, s’écartent du sujet principal, et finalement, peu de décisions concrètes sont prises.
2. L’Email Incessant : Votre journée commence et se termine par une boîte mail débordant de toutes parts. Vous passez des heures à trier, répondre, et suivre les fils de discussion sans fin.
3. Le Multitâche Improductif : Vous jonglez constamment entre plusieurs tâches, croyant que cela vous rend plus efficace. Mais en réalité, vous vous retrouvez souvent à mi-chemin de plusieurs projets sans en avoir terminé aucun.
4. Les Interruptions Fréquentes : Collègues qui passent pour une tête vite fait par la porte ou un chat rapide par Teams, appels téléphoniques non planifiés, ou même des notifications constantes sur votre téléphone ou votre ordinateur. Chaque interruption, même brève, peut perturber votre flux de travail et réduire votre efficacité.
5. Les Réunions Non Structurées : Participer à des réunions sans ordre du jour clair ou objectifs définis peut entraîner une perte de temps considérable, avec peu de résultats concrets.
6. Les Tâches de Faible Valeur : Consacrer du temps à des tâches qui ne contribuent pas significativement à vos objectifs principaux. Cela peut inclure des activités comme le classement excessif, des réunions non essentielles, ou des tâches administratives qui pourraient être déléguées ou automatisées.
7. La Mauvaise Planification : Ne pas planifier votre journée ou votre semaine à l’avance peut conduire à une gestion inefficace du temps, où les tâches importantes sont souvent laissées pour la dernière minute.
8. La Distraction des Réseaux Sociaux et Internet : Vous vous connectez pour une recherche rapide ou pour vérifier vos réseaux sociaux, et avant de vous en rendre compte, une demi-heure s’est écoulée. Ces distractions numériques peuvent sérieusement grignoter votre temps productif.
9. Le Perfectionnisme Excessif : Passer trop de temps à peaufiner des détails qui n’ajoutent pas de valeur réelle au travail. Cela peut mener à une utilisation inefficace du temps et à des retards dans la finalisation des projets.
10. Le Manque de Délégation : Ne pas déléguer des tâches qui pourraient être effectuées par d’autres, vous laissant submergé et sans temps pour des activités plus stratégiques ou créatives.

Vous avez pris conscience des pièges qui grignotent minute après minute votre temps  si précieux. Mais quelles stratégies adopter pour les contourner ?

Découvrons ensemble comment transformer ces défis en opportunités exceptionnelles !

Prête à plonger dans le vif du sujet avec des stratégies qui vont significativement améliorer votre gestion du temps ?

#Des Stratégies Pratiques

Ici, pas de blabla inutile, mais des astuces concrètes pour vous qui jonglez quotidiennement entre mille et une responsabilités.

Ces techniques que je vais vous dévoiler sont celles que j’utilise moi-même pour rester au top, même quand le temps presse et que les enjeux sont élevés. Allons-y !…

• 1 ) Priorisation des Tâches : Distinguer l’Urgent de l’Important

Vous avez déjà senti que votre journée était une course contre la montre, jonglant entre des tâches qui semblent toutes urgentes ? Comment la focalisation et la priorisation peuvent-elles augmenter votre productivité ?

La clé : distinguer ce qui est urgent de ce qui est véritablement important. Car tout ce qui est urgent n’est pas forcément important !

La matrice d’Eisenhower, dont j’ai déjà parlé dans un article précédent, est un outil fantastique pour cela.

Elle vous aide à classer vos tâches en quatre catégories, vous permettant de voir clairement où concentrer votre énergie.

Par exemple préparer un rapport ou une présentation demandée par la direction pour une réunion imprévue est urgent et ne peut pas être reporté. Réaliser une analyse approfondie du marché pour identifier de nouvelles opportunités d’affaires ou des tendances émergentes est important. Cependant, si ce n’est pas réalisé dans la minute, ce n’est pas grave.

Comment distinguer les 2 ? Très simple ! Demandez à votre interlocuteur !

Lorsque j’étais au contrôle de gestion et qu’un collègue me demandait de lui « sortir  des  chiffres », je demandais systématiquement :  Pour quand en as-tu besoin au plus tard ?

Cela me permettait de planifier mes actions. Et si deux impératifs entraient en conflit, je négociais, au pire en faisant intervenir ma hiérarchie pour trancher. Nous avons toujours trouvé une solution !

L‘urgence est donc reliée à une notion de temps. Et l’importance à une notion de valeur ajoutée.

A lire aussi : La matrice d’Eisenhower : l’outil incontournable pour mieux gérer votre temps et vos priorités

• 2 ) Participation aux Réunions : Sélectionnez les indispensables !

Par habitude, vous êtes systématiquement invitée aux réunions. Par habitude, vous y allez… Même si pour certaines d’entre elles, vous avez vraiment l’impression de perdre votre temps.

J’ai également connu cela. Pour gagner du temps à une époque où j’en manquais, je regardais l’ordre du jour… et quand il n’y en avait pas, je le demandais.

Pourquoi ?

Tout simplement pour estimer si cette réunion allait m’être utile ou pas.

Si les sujets prévus ne me concernaient pas directement, je prévenais l’organisateur que je ne serais pas présente et demandais à recevoir le compte rendu… Résultat : 2 à 4 heures de gagnées ! Le jeu en valait vraiment la chandelle !!!

La  prochaine fois que vous recevrez une invitation, lisez attentivement l’ordre du jour, au besoin, demandez-le. Puis prenez votre décision en votre âme et conscience… Vous verrez, vous gagnerez des journées entières !

• 3 ) Organisation de Réunions : Soyez Maître du Temps !

Vous organisez vous-même régulièrement des réunions ? Comment les rendre plus efficaces et respectueuses du temps de chacun ?

Voici quelques incontournables à appliquer systématiquement :

• Rédigez un ordre du jour exhaustif
  Éventuellement, renseignez-vous sur les sujets pour lesquels les participants souhaitent avoir des informations
• Pour chaque item, indiquez l’heure à laquelle le point sera abordé, et le cas échéant, le nom de l’intervenant
• Bannissez les « questions diverses » qui peuvent amener la réunion à s’éterniser.
  Pour cela, comme indiqué précédemment, contactez quelques participants clés afin de recenser les urgences et les irritants.
• Indiquez la date, les heures de début et de fin, le lieu de la réunion ou le lien de connexion
  Pour les horaires, souvenez-vous que les collaborateurs ont peut-être une autre réunion avant ou après la vôtre. Laissez-leur le temps de passer de l’une à l’autre. En affichant 9h – 10h50, vous permettrez aux collaborateurs de prendre une tasse de thé ou d’avoir une petite pose pipi.
• Le jour J :
  • Soyez ponctuelle
    Arrivez en avance pour préparer le matériel si la réunion est en présentiel et accueillez les personnes
  • Commencez à l’heure
    Si vous prenez l’habitude d’attendre les retardataires, vous donnez l’autorisation aux autres participants d’arriver en retard la fois prochaine.
    Quant aux retardataires, ils se sentent légitimes à arriver en retard les fois suivantes.
  • Respectez le timing
    Gardez un œil sur votre montre, ou désignez un time keeper (gardien du temps) pour vous alerter dès que vous approchez de l’heure limite.
    Si un sujet n’est pas complètement traité, annoncez que vous remettrez ce point à l’ordre du jour de la prochaine réunion.
  • Terminez à l’heure prévue

En appliquant ces règles à la lettre, vos collaborateurs ou vos collègues plébisciteront vos méthodes et ne tarderont pas à les appliquer eux-mêmes lorsqu’ils constateront les biens-faits et l’efficacité !   

• 4) Techniques de Délégation Efficace : Maximisez les Ressources Disponibles

Déléguer vous semble hors de votre portée ? Pourtant transformer votre surcharge de travail ne relève ni du pouvoir, ni de la magie !

Comment déléguer simplement et efficacement ?

Commencez par identifier les tâches qui ne sont pas de votre ressort. Parce que oui, les mauvaises habitudes se mettent vite en place. Comme vous savez faire et que vous êtes sympa, c’est à votre porte qu’on vient systématiquement frapper.

Je me souviens qu’à l’époque où je travaillais au back-office, j’avais souvent des appels de personnes qui me demandaient la mises à jour de données de référence… J’aurais pu facilement le faire en contournant le système, mais je réorientais systématiquement vers le gérant afin que la fois suivante, l’utilisateur suive le bon process. Il faut parfois faire preuve de pédagogie !

Donc posez-vous 5 minutes et réfléchissez à ce qui ne fait pas partie de votre fiche de poste et que vous pouvez réorienter vers les collègues responsables de ces missions. Vous investissez sur l’avenir !

Et si ces attributions n’appartiennent à personne de l’équipe, demandez une entrevue à votre manager ou abordez ce sujet lors du prochain point 5 minutes !

En coconstruisant une organisation partagée par tous, vous n’aurez pas à culpabiliser de reporter une lourde tâche sur l’un de vos collègues, qui sera peut-être ravi de réaliser quelque chose qui est dans ses cordes ou qui sort de l’ordinaire ! Allez savoir…

Si vous avez la chance d’avoir une équipe, au lieu de tout gérer seul, répartissez les tâches en fonction des compétences de chacun. Reconnaissez que vous n’êtes pas omniscient ! Un projet, c’est comme une maison que l’on fait sortir de terre. Il y a les terrassiers, les maçons, les électriciens, les plâtriers, les couvreurs, etc.

Sur un chantier, aucun ouvrier ne construit une maison du sous-sol au toit ! Alors laissez votre EGO de côté, acceptez que d’autres personnes que vous travaillent bien et faites appel à leurs services ! Ils sont aussi payés pour cela… Ne le payez pas de votre santé 😉

Résultat ? Un projet mené plus efficacement et une équipe valorisée !

• 5) Astuces pour des Pauses Régénératrices : Ressourcez-vous vraiment !

Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi les pauses café sont si sacrées en entreprise ?

C’est parce que les pauses sont essentielles pour recharger nos batteries mentales. Une petite promenade, un moment de méditation, ou simplement s’éloigner de votre bureau pendant quelques minutes peuvent faire des merveilles.

Ces pauses régénératrices augmentent la productivité et la créativité.

Alors, la prochaine fois que vous vous sentez submergée, rappelez-vous : une pause bien méritée est souvent la meilleure solution !

Instaurez une règle de pauses courtes mais fréquentes pour prendre soin de vos besoins fondamentaux, vous permettra de vous ressourcer et de revenir au travail avec une énergie renouvelée, réduisant ainsi le stress et augmentant votre productivité.

• 6) Gestion des Emails : Soyez intraitable !

Je ne sais pas pour vous, mais les mails occupent une partie incroyable de mes journées.

Est-il possible de gérer ses emails de manière plus stratégique afin de libérer du temps pour des tâches plus productives ?

Une étude menée en 2005 par Gloria Mark, professeure à l’Université de Californie à Irvine, a révélé que les employés de bureau sont interrompus environ toutes les 11 minutes et qu’après chaque interruption, il leur faut en moyenne 25 minutes pour revenir à la tâche originale. Cette étude souligne l’impact significatif des interruptions sur la productivité et la concentration.

Pour rester concentrée, désactivez toutes vos notifications : emails, réseaux sociaux…

Plutôt que de répondre à chaque email dès son arrivée, traitez les par lots à des moments définis de la journée. Cela vous permet de vous concentrer sur des tâches plus importantes sans interruption.

Et pour prévenir toute critique, planifiez un message automatique « d’absence » informant de vos méthodes de travail.

Par exemple : afin d’être le plus efficace possible, je traite mes mails 2 fois par jour de 9h00 à 9h30 et de 16h30 à 17h00.

Pour plus d’information sur ce sujet, je vous invite à regarder la vidéo de la chaine Outils du Manager en cliquant ici.

• 7) Perfectionnisme : Soyez Efficace, Pas Parfaite !

Vous êtes-vous déjà retrouvée à peaufiner un projet bien au-delà du nécessaire, perdant de vue l’efficacité au profit de la perfection ? Vous voulez gagner du temps ? Alors le moment est venu de réévaluer ce penchant !

La loi de Pareto sera votre meilleure alliée pour lutter contre le perfectionnisme excessif et vous dégager du temps.

Que dit cette loi ? 80% des résultats proviennent de 20% des efforts. Cela signifie que poursuivre au-delà peut souvent être une utilisation inefficace de votre temps. Concentrez-vous sur ce qui apporte le plus de valeur.

• Identifiez les 20% Clés : Quelles sont les tâches ou les aspects d’un projet qui auront l’impact le plus significatif ? Concentrez vos efforts sur ces éléments.
• Acceptez le ‘Bien Suffisant’ : Une fois que vous avez atteint un niveau de qualité acceptable, résistez à l’envie de continuer. Votre temps est précieux et pourrait être mieux utilisé ailleurs.
• Évaluez l’Impact Réel : Demandez-vous si les améliorations supplémentaires apporteront une réelle valeur ajoutée ou si elles sont simplement pour satisfaire votre désir de perfection.

En appliquant la loi de Pareto à votre approche du travail, vous pouvez non seulement améliorer votre efficacité, mais aussi libérer du temps pour d’autres tâches importantes ou pour votre bien-être personnel. Le perfectionnisme a sa place, mais il ne doit pas devenir un obstacle à votre productivité et à votre équilibre de vie.

Vous doutez encore ? Lisez cet article : Pourquoi vous devriez être imparfait et comment le devenir !

Voilà ! Le compte à rebours a commencé et chaque jour compte. Votre habileté à jongler entre les différents rôles sera votre meilleur atout. Prête à relever le défi de cette période intense ?

Embarquons ensemble pour cette nouvelle étape de notre voyage !

#Maintenir l’Équilibre Vie Professionnelle/Vie Personnelle en Décembre au travail

Tableaux de bord, comptes-rendus, étude de marché, animation d’équipe, clôture comptable… c’est bien joli, mais ce n’est pas ça qui aidera le Père Noël à déposer les cadeaux au pied du sapin.

Comment orchestrer harmonieusement les exigences du bureau et les joies des préparatifs de Noël, sans se laisser engloutir par le flot des préparatifs ?

Voici quelques astuces magiques, spécialement concoctées pour cette période festives :

• 1) Planification des Fêtes et du Travail

Vous avez une liste interminable de tâches pour Noël et le Nouvel An ?

Pourquoi ne pas créer un calendrier partagé avec votre famille pour répartir les responsabilités ?

De même, au travail, anticipez les deadlines pour éviter les urgences de dernière minute.

• 2) Shopping des Fêtes et Horaires de Travail

Les magasins sont bondés après le travail ?

Essayez de faire vos achats en ligne pendant votre pause déjeuner ou optez pour des horaires décalés. Cela vous évitera le stress des foules et vous permettra de mieux gérer votre temps.

• 3) Décorations et Détente

La décoration de la maison est une activité familiale amusante qui peut aussi être relaxante.

Planifiez un week-end dédié à cela, loin des soucis du bureau. C’est une excellente façon de se ressourcer et de passer du temps de qualité en famille.

• 4) Réunions de Fin d’Année au Travail

Les réunions s’enchaînent en décembre ?

Proposez des formats plus courts ou des réunions virtuelles pour libérer du temps. Cela permettra à tout le monde de respirer un peu pendant cette période chargée.

• 5) Vacances et Congés

N’oubliez pas de planifier vos jours de congé à l’avance.

Utilisez ce temps pour vous détendre et vous éloigner de l’environnement de travail. C’est essentiel pour recharger vos batteries et profiter pleinement des fêtes de fin d’années !

• 6) Traditions Familiales et Obligations Professionnelles

Les traditions sont importantes, mais elles ne doivent pas devenir une source de stress.

Soyez flexible et ouvert à l’adaptation. Peut-être est-il temps d’instaurer de nouvelles traditions qui s’alignent mieux avec votre emploi du temps actuel… comme apprendre à poser des limites ?

A lire aussi : Dire Non : 7 conseils pour oser s’affirmer

• 7) Communication avec les Collègues et la Famille

Soyez transparente avec vos collègues et interlocuteurs sur vos disponibilités pendant les fêtes et communiquez clairement vos limites.

Objectif : cure de déconnexion digitale pour profiter à 100% de vos proches et de votre famille !

Si c’est vraiment impossible parce que vous êtes d’astreinte ou exercez une profession qui ne connait pas Noël, expliquez à votre famille vos contraintes professionnelles pour que vos proches comprennent et soutiennent vos engagements.

Pour conclure :

Nous voici arrivées au terme de notre voyage à travers les défis du temps en cette fin d’année animée. Nous avons parcouru ensemble un chemin semé d’astuces et de stratégies pour maîtriser le temps en cette période de fin d’année.

J’espère que ces conseils vous aideront à naviguer avec aisance dans le tourbillon de décembre.

Rappelez-vous, chaque minute compte mais votre bien-être est primordial. Alors, prenez un moment pour respirer et apprécier les petites joies de la saison !

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Et vous, comment gérez-vous votre temps en cette fin d’année chargée ? Avez-vous des astuces personnelles à partager ?

Laissez un commentaire ci-dessous et partagez nous vos expériences pour rendre cette période festive à la fois productive et joyeuse. Si cet article vous a inspiré, n’hésitez pas à le partager avec vos collègues et amis pour faire de cette fin d’année un moment de réussite et de sérénité !

Blog de Cadre est également là pour vous aider à dépasser vos limites et atteindre vos objectifs ! Pour tous renseignements, prenez contact avec moi en cliquant ici. Je vous répondrai rapidement !